タスクのマネジメントの基本：マトリックスで効率的に時間を使おう

タスクをマネージメントするには、重要度と緊急度をよく考えて仕分けすることが大切です。
タスクに対して漫然と仕事をしても、成果は得られません。
会社で重要な立場に立っている人を観察すると、自然と上手なタスク管理をしていることに気づきます。

しかし、タスクを適切に管理することは、簡単なことではありません。
本記事では、タスクをマネージメントする上で重要なポイントを紹介します。

緊急が大好き

「忙しい！」

を連発している人、周りにいますよね?

そういう人を観察していると、いつも緊急な用事(例えばクレーム対応や客先からの急な依頼)に直面しています。

そして、そんな忙しさに、本人もまんざらではなさそうです。

忙しそうにしていると、仕事をやった感が大きくなって高揚感が得られるし、仕事ができる人間になったような気分になれるからです。

でも、緊急な問題に対処することに忙殺されてしまい、重要なタスクを見落としてしまうことがよくあります。

このような状況を避けるためには、まず領域分けをすることが必要です。

本当に大切なのは、緊急度ではありません

緊急のクレーム対応は重要かもしれませんが、

そればかりしていては、身が持ちませんし、何も進歩がありません。

それに、緊急度の高い事項と言うのは、緊急度の低い重要事項を先送りにした結果、生まれるものとも考えられます。

「段取り8分仕上げ２分」

と言う言葉がありますが、

段取りに時間をかけずに始めた仕事が、トラブルだらけになるのは、言わずもがなですよね。

マトリックスで考える

スケジュール管理には、いくつかの方法があります。
ここで紹介する方法は、タスクをリストアップし、優先度の高い順に実行する方法です。
また、緊急なタスクに対処する必要がある場合は、日程を調整し、他のタスクを後回しにすることも必要です。

この方法は、タスクを重要度と緊急度の2つの要素に基づいてマトリックスに分類します。

重要度

タスクがどれだけ重要かを示すものであり、そのタスクが達成されなかった場合に生じる影響の大きさを表します。

緊急度

タスクがどれだけ迅速に処理される必要があるかを示すものであり、そのタスクが処理されなかった場合に生じる影響を表します。

重要度と緊急度のマトリックス

このマトリックスは、4つの象限に分かれており、それぞれの象限には、以下のようなタスクが分類されます。

マトリックスを使うことで、タスクを優先順位に従って処理し、時間の配分を最適化することができます。また、タスクを分類することで、自分自身の時間管理を改善することができます。

	緊急度 高	緊急度 低
重要度 高	領域（１） 突発的な問題の解決 緊急の会議に出席する システムの障害の修正	領域（２） 社員の教育やトレーニング 新しい製品の開発 重要な仕事の計画や戦略
重要度 低	領域（３） 急なクレーム対応 突然の来客対応	領域（４） メールアーカイブを整理する 古い本を整理して処分する

さて、このマトリクスで特に重要なのは、

領域（１）を減らすためには、領域（２）を増やさなくてはならない

と言うことです。(緊急なトラブル対応を減らすためには、トラブルを未然に防ぐための計画や準備が必要です。段取り8分のこと)

裏を返せば、領域（２）を怠ったがために、領域（１）が多くなると言う悪循環なのです。

そして、日常の行動を考えたときに、

領域（１）の事象については、外部から催促されたり、注意を受けるので、確実に実行されますが、

領域（２）については、自らスケジュールして、自らが動かなければ、実行されない

と言う特性があります。

ここが難しいところですよね。

ですから、自分をマネジメントするためのスケジューリングが重要になってきます。

それについては、次の記事で紹介しています。ぜひ、一度読んでみてください。